September 24, 2022

Cerita ini telah diperbarui. Ini awalnya diterbitkan pada 2 Agustus 2018.

Mengejar kotak masuk nol bisa terasa seperti berjuang kalah setiap hari. Bahkan saat Anda mencoba mengatasi backlog email Anda, lebih banyak pesan terus diperbesar. Tetapi bagaimana jika Anda melakukan reset total? Alih-alih menyortir arsip berdebu itu, kamu bisa hapus saja dalam satu gerakan.

Berapa banyak email yang perlu Anda simpan? Sangat bagus untuk berpegang pada garis besar proyek dari atasan Anda dan catatan cinta pertama dari pasangan masa depan Anda, tetapi ratusan peringatan dan pembaruan yang tidak berarti mengelilingi pesan-pesan penting ini. Selidiki lebih dari satu bulan atau lebih, dan sebagian besar makanan ternak kotak masuk Anda akan membuang-buang ruang yang tidak akan pernah ingin Anda kunjungi kembali. Menghapusnya adalah cara cepat untuk menghilangkan kecemasan yang melanda Anda setiap kali Anda menyadari bahwa Anda memiliki ribuan email yang belum dibaca. Agar tetap teratur, Anda bahkan dapat melakukan pendekatan bumi hangus ini secara berkala.

Klien email seperti Gmail, Outlook, dan Apple Mail memudahkan untuk menghapus pesan individual. Namun dalam panduan ini, kita berbicara tentang menghapus ratusan pesan sekaligus. Penghapusan massal lebih mudah di browser web atau klien desktop daripada aplikasi seluler, jadi kami sarankan Anda melakukan tugas ini di komputer, daripada di ponsel.

Simpan email penting

Tentu saja, kami tidak ingin Anda menghapus email yang sebenarnya penting bagi Anda—seperti pesan yang menguraikan wawancara penting yang akan datang atau menyertakan lampiran dengan akta ke rumah Anda. Jadi sebelum Anda menghapus pesan secara massal, buka kotak masuk Anda untuk menemukan dan menyimpan yang penting.

Mulailah dengan mencari istilah kunci, seperti “terlampir”, “kontrak”, dan nama orang penting seperti atasan, pengacara, dan anggota keluarga Anda. Jalankan juga utas yang Anda bintangi atau tandai sebagai penting.

See also  Toko Jepang menyewa senjata robot untuk menyusun kembali lemari es

Setelah Anda menemukan pesan yang layak dipertahankan, Anda harus menyingkirkannya dari pembersihan yang akan datang. Teruskan ke alamat email yang berbeda (Anda dapat membuat akun terpisah khusus untuk menyimpan pesan penting), memindahkannya ke folder yang Anda rencanakan untuk dikecualikan dari penghapusan massal, mencetaknya di atas kertas, atau menyimpannya sebagai PDF digital. Kami merekomendasikan yang terakhir dari opsi tersebut, karena ini memungkinkan Anda menyimpan email berharga Anda di penyimpanan lokal komputer Anda, di cloud, atau keduanya.

Untuk membuat PDF, tarik email yang ingin Anda simpan, dan tekan cetak. Kemudian, alih-alih mengirimkannya ke printer, simpan sebagai PDF. Untuk melakukan ini di Windows, klik menu tarik-turun di sebelah Nama dan pilih Microsoft Cetak ke PDF. Di macOS, PDF akan muncul sebagai opsi di sudut kiri bawah dialog cetak—klik itu dan pilih Simpan sebagai PDF untuk mengatur tujuan penyimpanan Anda dan atribut file lain yang Anda inginkan. Jika Anda bekerja di browser, opsi Anda mungkin sedikit berbeda, tetapi di Google Chrome Anda akan melihat Simpan sebagai PDF di menu tarik-turun di sebelah Tujuan.

Cara menghapus email di Gmail

Mengosongkan seluruh akun Gmail Anda tidak bisa lebih mudah. Pertama, klik Semua surat di sebelah kiri (Anda mungkin harus menggulir sedikit ke bawah) untuk mengakses setiap pesan di setiap folder. Saat Anda memilih semua pesan di layar—dengan mencentang kotak pilihan di kiri atas—tautan baru akan muncul di bagian atas halaman. Ini mencantumkan jumlah total email di akun Anda, dan ini memungkinkan Anda Pilih semua percakapan. Klik link itu, tekan Menghapus (ikon tempat sampah), dan setiap email di kotak masuk Anda akan hilang.

Jika Anda tidak ingin menyingkirkan semuanya, jalankan pencarian atau pilih kategori selain Semua surat, dan ikuti langkah yang sama seperti yang kami jelaskan di atas untuk menghapus grup pesan yang lebih kecil. Pendekatan ini tidak akan menghapus semuanya, tetapi akan memungkinkan Anda untuk lebih tepat dalam pembersihan kotak masuk Anda.

See also  Cara menggunakan Ketuk Kembali di iPhone

[Related: 9 advanced Gmail searches that will dig up stuff you never knew you missed]

Misalnya, jika Anda memiliki label untuk email lain-lain dan tidak penting, Anda dapat menghapusnya. Atau jika Anda memiliki banyak email yang belum dibaca yang Anda tahu tidak akan pernah Anda baca, cari “adalah: belum dibaca” dan hapus itu. Kami juga menyarankan Anda mencari dan menghapus email berdasarkan periode waktu: Misalnya, pencarian untuk “lebih tua_dari:1y” akan menampilkan pesan apa pun yang berusia lebih dari satu tahun.

Hapus semua pesan Outlook Anda

Dengan klien email Outlook, Anda tidak dapat memotong dan membakar semua yang Anda bisa di Gmail. Sebagai gantinya, Anda harus mengerjakan folder Anda satu per satu. Bergantung pada berapa banyak folder yang Anda miliki, ini mungkin memakan waktu cukup lama, meskipun ini akan memberi Anda lebih banyak fleksibilitas dalam hal email mana yang dihapus dan mana yang tidak.

Anda mungkin juga mulai dengan kotak masuk Anda: Klik kotak masukberalih ke Map tab pada menu pita, dan pilih Hapus semua. Setelah Anda mengonfirmasi pilihan Anda, semua pesan di folder itu akan dipindahkan ke Item yang Dihapus map. Tempat sampah ini akan otomatis menghapus pesan setelah 30 hari, atau Anda dapat mengosongkannya secara manual dengan membukanya, menuju ke Map tab, dan klik Folder kosong. Ulangi proses untuk Anda Arsip folder, dan lanjutkan dengan yang lain. Untuk menghapus kategori seluruhnya, pilih, pergi ke Map tab, dan pilih Hapus Folder.

Jika Anda mengakses email melalui portal web Outlook.com, prosesnya hampir sama, kecuali Anda tidak perlu menggunakan perintah di Map tab. Sebagai gantinya, ketika Anda siap untuk menghapus konten folder, buka, tekan Ctrl+A (di Windows) atau Cmd+A (di Mac) untuk memilih semuanya, dan klik Menghapus. Untuk menghapus folder seluruhnya, klik kanan padanya dan pilih Menghapus.

See also  Bagaimana cara menambahkan peringatan konten ke tweet Anda

Seperti halnya Gmail, kami menyarankan Anda mencoba beberapa istilah penelusuran untuk mempersempit pilihan terkutuk Anda menurut tanggal atau pengirim. Misalnya ketik “dari:” diikuti dengan alamat email untuk menemukan pesan dari kontak penting, sehingga Anda dapat memindahkannya ke tempat yang aman. Untuk membatasi tumpukan Anda yang akan dihapus ke email lama, ketik “sebelum:mm/dd/yyyy“.

Cara menghapus Apple Mail secara massal

Di dalam klien email Apple Mail di macOS, Anda menghapus folder riwayat Anda dengan folder—seperti di Outlook. Jika Anda sudah mengatur kotak masuk Anda, ini memudahkan untuk memisahkan pesan penting dari pesan sekali pakai. Setelah Anda memutuskan folder mana yang akan dihapus, Anda dapat menghapus pesan di dalamnya, atau membuang seluruh folder dan isinya sekaligus. Seperti Outlook, email yang dihapus bertahan selama 30 hari jika Anda ingin memulihkannya.

Untuk menyimpan folder (atau “kotak surat” dalam bahasa Apple) itu sendiri, tekan Cmd+A untuk memilih setiap pesan dalam kategori itu, lalu ketuk tombol Menghapus kunci. Untuk folder yang Anda buat dalam akun iCloud utama, Anda dapat menghapusnya dan pesannya dalam satu operasi: Klik kanan atau Ctrl+klik folder di bawah judul iCloud, pilih Hapus Kotak Suratdan klik Menghapus pada dialog yang muncul.

Anda juga dapat menghapus pesan melalui situs web iCloud. Pergi ke Surat komponen antarmuka web, lalu buka folder apa saja. Pilih satu pesan, tekan Cmd+A untuk memilih semua pesan di folder itu, dan klik Sampah tombol di bagian atas halaman.

Seperti halnya Gmail dan Outlook, operator pencarian akan membantu Anda menghapus dengan lebih selektif. Misalnya ketik “dari:” diikuti dengan alamat email untuk mengidentifikasi (lalu mengekspor atau memindahkan) pesan yang ingin Anda simpan. Untuk memilih waktu, Anda dapat menyorot rentang tanggal dengan mengetik “tanggal: bb/hh/tttt-bb/hh/tttt” ke dalam kotak pencarian di bagian atas.